Go Green, Pelindo III Terapkan Paperless Society

Pelindo III mendorong pengimplementasian Internet of Things (Iot) di Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya, dengan penerapan paperless society atau konsep pengoptimalan teknologi elektronik untuk menggantikan komunikasi berbasis kertas.

Toto Heli Yanto, General Affair Director Pelindo III, di Surabaya, Selasa (6/3/2018) menjelaskan, bahwa peningkatan efisiensi logistik tidak hanya diimplementasikan di lapangan, seperti modernisasi alat-alat berat untuk bongkar muat. Tetapi juga pada proses bisnis di back office. “Penerapan paperless society mempertegas komitmen Pelindo III untuk semakin go green,” ujarnya seperti dilansir pada laman resmi Kominfo Jatim.

Ia mengatakan, proses digitalisasi Pelindo III berpotensi menghemat anggaran penggunaan kertas hingga 80 persen. Kemudian waktu yang biasanya terpakai untuk menunggu tanda tangan dari pegawai berwenang yang sedang tidak di tempat akan jauh berkurang, “Karena surat elektronik langsung masuk ke gadget yang bersangkutan,” ungkapnya.

Toto menjelaskan, tujuan utama dari proses digitaliasi tersebut ialah mengubah alur nota kedinasan yang semula dicetak pada kertas, menjadi ke dalam platform elektronik. Prosesnya dimulai dengan standarisasi format email yang diatur dalam peraturan tertulis oleh manajemen untuk mendorong pengadopsian gagasan tersebut. Pemanfaatan komunikasi elektronik tersebut juga akan diimplementasikan pada pengarsipan digital (e-archiving) dan penandatanganan elektronik (e-signing).

Ia menambahkan, Pelindo III memang sedang gencar bertransformasi dengan menitikberatkan pada tiga aspek, yakni people, process, and technology.

“Semakin efisiennya proses komunikasi berbasis elektronik akan mendorong terciptanya diskusi dan imbal balik di antara pegawai terkait. Dampak positifnya akan meningkatkan knowledge transfer dan kualitas keputusan yang diambil oleh perusahaan,” katanya.

Ismartadianto, SVP Change Management Pelindo III memaparkan, bahwa proses penerapan paperless society akan dilaksanakan secara bertahap. Mulai 1 Maret 2018 lalu, seluruh nota dinas sudah beralih ke format elektronik (kecuali untuk pembayaran keuangan).

“Berlanjut pada 1 Mei, seluruh nota dinas yang sudah berformat digital akan diproses dalam dua kanal, pertama untuk umum akan dikirim via email. Kemudian untuk nota dinas internal akan disalurkan melalui sharepoint dalam sistem korporat. Per 1 Juli tahun nanti diharapkan seluruh surat kedinasan internal Pelindo III sudah menggunakan media aplikasi yang dikembangkan mandiri oleh tenaga IT Pelindo III,” kata Ismartadianto. (ino/iss)